Privacybeleid VitaOil

Laatst bijgewerkt: 14 september 2026

Vita Oil B.V. vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je VitaOil.nl bezoekt, een bestelling plaatst, een account gebruikt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief of contact met ons opneemt.

We leggen ook uit waarom we deze gegevens nodig hebben, hoe lang we ze bewaren, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld en welke privacyrechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Vita Oil B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we in het kader van VitaOil.nl verwerken, voor zover in deze verklaring niet anders wordt aangegeven.

Vita Oil B.V.
Binckhorstlaan 36-C105
2516 BE Den Haag
Nederland

KvK-nummer: 96710500
BTW-nummer: NL867726295B01
E-mail: klantenservice@vitaoil.nl
Telefoon: 085-1300696
Website: www.vitaoil.nl

Meer officiële gegevens vind je op onze pagina Bedrijfsgegevens & contact.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt VitaOil?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je VitaOil gebruikt. We verzamelen niet standaard alle hieronder genoemde gegevens van iedere bezoeker.

Gegevens bij een bestelling

Wanneer je een bestelling plaatst kunnen we onder andere verwerken:

voor- en achternaam;
factuur- en afleveradres;
e-mailadres;
telefoonnummer wanneer dit voor de bestelling of bezorging wordt opgegeven;
bestelde producten, aantallen en prijzen;
besteldatum en bestelnummer;
gekozen betaalmethode;
betaalstatus, betalingsreferentie en betaalbedrag;
verzendinformatie en track & trace-gegevens;
informatie over retouren, terugbetalingen en klachten.

Betaalgegevens

Betalingen worden verwerkt via de betaalmogelijkheden die tijdens het afrekenen beschikbaar zijn. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode verwerkt de betaaldienstverlener bijvoorbeeld bank-, kaart- of andere betaalgegevens.

VitaOil ontvangt normaal gesproken de informatie die nodig is om vast te stellen of een betaling is gelukt, zoals het bedrag, de betaalmethode, betaalstatus en betalingsreferentie. Wij hoeven daarvoor niet noodzakelijk je volledige betaalkaart- of bankgegevens te ontvangen.

Gegevens van een VitaOil-account

Maak je een account aan, dan kunnen we naast je contactgegevens onder andere verwerken:

gebruikersnaam of accountidentificatie;
accountinstellingen;
opgeslagen adressen;
bestelgeschiedenis;
gegevens die nodig zijn om je account te beheren en beveiligen.

Deel je wachtwoord nooit met VitaOil. Onze klantenservice heeft je wachtwoord niet nodig om je te helpen.

Klantenservice, retouren en klachten

Neem je contact met ons op, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn om je vraag of probleem te behandelen, zoals:

je naam en contactgegevens;
bestelnummer;
inhoud van e-mails, chatberichten of andere correspondentie;
eventuele foto’s die je zelf meestuurt;
informatie over een product, retour, bezorging of klacht;
afspraken die we met je maken over een oplossing.

Stuur geen wachtwoorden, volledige betaalkaartgegevens, verificatiecodes of een kopie van je identiteitsbewijs mee, tenzij daar in een uitzonderlijke situatie een concrete wettelijke noodzaak voor bestaat en we je daar specifiek over informeren.

Nieuwsbriefgegevens

Wanneer je je inschrijft voor de VitaOil nieuwsbrief kunnen we verwerken:

e-mailadres;
voornaam;
eventueel de maand en dag van je verjaardag wanneer je die vrijwillig invult;
datum en wijze van inschrijving;
je nieuwsbriefstatus en eventuele toestemming;
uitschrijving en voorkeuren;
interactie met nieuwsbrieven, zoals opens en klikken, wanneer dergelijke meetfuncties zijn ingeschakeld en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Technische en websitegegevens

Wanneer je onze website bezoekt kunnen, afhankelijk van je cookievoorkeuren en de gebruikte techniek, onder andere worden verwerkt:

IP-adres;
datum en tijd van het bezoek;
browser en besturingssysteem;
apparaatcategorie;
bezochte pagina’s;
verwijzende website of campagne;
cookie- en vergelijkbare identificatoren;
technische log- en beveiligingsgegevens.

3. Waar komen je persoonsgegevens vandaan?

De meeste persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:

een bestelling plaatst;
een account aanmaakt;
een nieuwsbriefinschrijving invult;
een formulier gebruikt;
een e-mail of chatbericht stuurt;
een retour of klacht meldt.

Daarnaast kunnen we gegevens ontvangen van partijen die bij je bestelling of onze dienstverlening betrokken zijn, bijvoorbeeld een betaaldienstverlener, vervoerder of verkoopplatform. We ontvangen dan alleen gegevens voor zover dat noodzakelijk of toegestaan is voor de betreffende dienstverlening.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens en op welke grondslag?

Doeleinden en AVG-grondslagen bij VitaOil
Doel	Voorbeelden van gegevens	Grondslag
Een bestelling verwerken en uitvoeren	Naam, adres, contactgegevens, bestelling en betaalstatus	Uitvoering van de overeenkomst
Betaling verwerken	Bedrag, betaalmethode, betaalstatus en betalingsreferentie	Uitvoering van de overeenkomst en waar van toepassing wettelijke verplichting
Producten bezorgen	Naam, afleveradres en noodzakelijke contactgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Retouren en terugbetalingen verwerken	Bestelgegevens, retourinformatie en betaalinformatie	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen
Klantenservice en klachtenafhandeling	Contactgegevens, correspondentie en bestelgegevens	Uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang
Administratie en belastingverplichtingen	Factuur-, bestel- en betalingsgegevens	Wettelijke verplichting
Account beheren	Accountgegevens, adressen en bestelgeschiedenis	Uitvoering van de overeenkomst
Website en systemen beveiligen	IP-adressen, technische logs en beveiligingssignalen	Gerechtvaardigd belang
Fraude en misbruik voorkomen	Bestel-, betaal- en technische gegevens voor zover noodzakelijk	Gerechtvaardigd belang en, waar relevant, wettelijke verplichtingen
Nieuwsbrief versturen	E-mailadres, voornaam en nieuwsbriefvoorkeuren	In beginsel toestemming
Marketingcookies en gepersonaliseerde advertenties	Cookie-identificatoren en online gedrag	Toestemming, wanneer wettelijk vereist
Website verbeteren en statistieken	Bezoek- en technische gegevens	Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de gebruikte techniek en de impact op je privacy

Gerechtvaardigd belang

Wanneer we ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen we ons belang af tegen jouw privacybelangen. Voorbeelden zijn het beveiligen van onze webshop, voorkomen van fraude, oplossen van technische problemen en verbeteren van onze dienstverlening.

Je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Toestemming

Waar verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming verandert niet de rechtmatigheid van verwerkingen die plaatsvonden voordat je de toestemming introk.

5. Welke gegevens moet je verstrekken?

Sommige persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een bestelling uit te voeren. Zonder bijvoorbeeld een afleveradres kunnen we een fysiek pakket niet bezorgen en zonder passend contact- of betaalgegeven kunnen we een bestelling mogelijk niet verwerken.

Andere gegevens zijn optioneel. Zo hoef je bijvoorbeeld geen verjaardag in te vullen om een gewone bestelling te plaatsen.

We proberen alleen persoonsgegevens te vragen die noodzakelijk of nuttig zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld.

6. Nieuwsbrief en Mailchimp

Voor de VitaOil nieuwsbrief gebruiken we Mailchimp. Wanneer je je inschrijft worden de gegevens die nodig zijn voor de nieuwsbrief naar Mailchimp verzonden en daar verwerkt.

Dat kan onder andere gaan om:

je e-mailadres;
je voornaam;
een vrijwillig opgegeven verjaardag;
inschrijf- en uitschrijfinformatie;
nieuwsbriefvoorkeuren;
technische informatie over de aflevering en, waar geactiveerd, interactie met nieuwsbrieven.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan iedere marketingmail. Na uitschrijving sturen we je geen nieuwsbrief meer, tenzij je je later opnieuw inschrijft.

We kunnen een beperkte registratie van je uitschrijving bewaren om te voorkomen dat je tegen je wens opnieuw aan dezelfde mailinglijst wordt toegevoegd.

De aanmeldpagina en uitleg over de welkomstkorting vind je op VitaOil nieuwsbrief.

7. Cookies, analytics en vergelijkbare technieken

VitaOil.nl gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Welke cookies worden geplaatst hangt onder andere af van de functionaliteit en van je toestemming.

Noodzakelijke en functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de webshop goed te laten functioneren, bijvoorbeeld voor:

de winkelwagen;
inloggen;
beveiliging;
het onthouden van noodzakelijke sessie-informatie;
het afhandelen van de checkout.

Voor strikt noodzakelijke cookies is niet altijd toestemming vereist.

Analytische cookies

We kunnen analysetools gebruiken om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om VitaOil.nl te verbeteren.

Wanneer analytische cookies slechts beperkte gevolgen voor je privacy hebben, kan daarvoor onder voorwaarden geen toestemming nodig zijn. Voor uitgebreidere metingen of technieken die wel een grotere impact op je privacy hebben, vragen we waar nodig vooraf toestemming.

Marketing- en trackingcookies

Cookies of vergelijkbare technieken waarmee individueel surfgedrag wordt gevolgd voor bijvoorbeeld gepersonaliseerde advertenties of profielen worden alleen geplaatst wanneer daarvoor volgens de toepasselijke regels toestemming is verkregen.

Je kunt toestemming voor niet-noodzakelijke cookies weigeren of later wijzigen via de cookie-instellingen van de website.

Google Analytics

VitaOil kan Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Welke gegevens daarbij worden verwerkt en of toestemming nodig is, hangt af van de actuele instellingen en de manier waarop Google Analytics is geconfigureerd.

Niet-noodzakelijke analytics- of advertentiefuncties waarvoor toestemming nodig is, horen pas te worden geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

We kunnen gegevens wel delen met dienstverleners wanneer dat nodig is voor onze webshop, dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Betaaldienstverleners

De gekozen betaaldienstverlener ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren, controleren of administreren. Sommige betaaldienstverleners zijn voor een deel van hun verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en hanteren daarvoor een eigen privacyverklaring.

Vervoerders

Voor het bezorgen van bestellingen delen we noodzakelijke bezorggegevens met vervoerders, waaronder PostNL wanneer zij de betreffende bestelling bezorgen.

Mailchimp

Mailchimp verwerkt gegevens voor onze nieuwsbrief en e-mailmarketing zoals hierboven beschreven.

Hosting, webshop en IT-dienstverleners

Partijen die onze website, hosting, webshopsoftware, beveiliging, back-ups of andere technische diensten ondersteunen kunnen toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Administratieve dienstverleners

Voor administratie, boekhouding, facturatie en belastingverplichtingen kunnen we gegevens delen met daarvoor ingeschakelde softwareleveranciers, adviseurs of andere dienstverleners.

Analytics- en marketingdienstverleners

Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of een andere geldige grondslag bestaat, kunnen daarvoor gebruikte analytics- en marketingpartijen gegevens ontvangen.

WebwinkelKeur

Wanneer je gebruikmaakt van een review-, keurmerk- of geschillenprocedure waarbij WebwinkelKeur betrokken is, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat nodig is voor die dienst of procedure.

Overheid en bevoegde instanties

We verstrekken persoonsgegevens wanneer we daar wettelijk toe verplicht zijn of wanneer een bevoegde instantie daar op geldige wettelijke basis om vraagt.

Met partijen die persoonsgegevens uitsluitend namens VitaOil verwerken, maken we waar nodig afspraken over privacy, beveiliging en verwerking van gegevens.

9. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Sommige dienstverleners of hun subdienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

In dat geval zorgen we ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
deelname aan een geldige erkende doorgifteregeling;
goedgekeurde Standard Contractual Clauses;
of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Mailchimp en de Verenigde Staten

Mailchimp is een Amerikaanse dienstverlener. Nieuwsbriefgegevens kunnen daarom in de Verenigde Staten worden verwerkt.

Mailchimp geeft aan gebruik te maken van het EU-U.S. Data Privacy Framework en, waar nodig, Standard Contractual Clauses als waarborg voor internationale doorgifte.

Als wetgeving of een geldige doorgifteregeling verandert, beoordelen we welke aanvullende maatregelen nodig zijn.

10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist.

Indicatieve bewaartermijnen bij VitaOil
Gegevens	Bewaartermijn of uitgangspunt
Factuur-, verkoop- en basisadministratie	In beginsel minimaal 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht daarop van toepassing is
Administratie onder toepasselijke OSS/IOSS-regelingen	Waar wettelijk van toepassing kan een bewaartermijn van 10 jaar gelden
Bestelgegevens	Zolang nodig voor uitvoering, klantenservice, garantie en wettelijke administratie; relevante administratieve onderdelen worden volgens de fiscale bewaarplicht bewaard
Klantenservice en gewone correspondentie	Normaal niet langer dan noodzakelijk en doorgaans maximaal 2 jaar na afronding, tenzij langer bewaren nodig is vanwege een geschil, wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden
Klachten en juridische dossiers	Zolang redelijkerwijs noodzakelijk voor behandeling, bewijs en toepasselijke verjaringstermijnen
Nieuwsbriefgegevens	Tot je je uitschrijft of de nieuwsbriefdienst wordt beëindigd; beperkte uitschrijvingsgegevens kunnen langer worden bewaard om je afmelding te respecteren
Accountgegevens	Zolang het account actief of nodig is; gegevens die ook onderdeel zijn van een bestelling kunnen langer moeten worden bewaard
Technische beveiligingslogs	Niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutanalyse en fraudepreventie; bij een beveiligingsincident kunnen relevante gegevens langer worden bewaard
Cookiegegevens	Volgens de geldigheidsduur van de betreffende cookie en de instellingen van de gebruikte dienst

Wanneer een bewaartermijn afloopt, verwijderen of anonimiseren we de persoonsgegevens voor zover we ze niet langer nodig hebben.

11. Welke privacyrechten heb je?

Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, verschillende rechten hebben.

Recht op inzage

Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en om een kopie van die gegevens verzoeken.

Recht op correctie

Zijn persoonsgegevens onjuist of onvolledig? Dan kun je vragen deze te verbeteren of aan te vullen.

Recht op verwijdering

Je kunt in bepaalde situaties vragen persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht is niet absoluut. We kunnen bijvoorbeeld bepaalde factuur- of bestelgegevens niet verwijderen zolang een wettelijke bewaarplicht geldt.

Recht op beperking

In bepaalde situaties kun je vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kun je vragen persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of rechtstreeks aan een andere organisatie te laten overdragen waar dit technisch mogelijk is.

Recht van bezwaar

Je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Maak je bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing, dan stoppen we met die verwerking voor direct marketing.

Toestemming intrekken

Is een verwerking gebaseerd op jouw toestemming, dan kun je die toestemming op ieder moment intrekken.

Een privacyverzoek indienen

Stuur je verzoek naar klantenservice@vitaoil.nl en vermeld duidelijk welk privacyrecht je wilt uitoefenen.

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om je identiteit te controleren. We vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs.

We reageren in beginsel binnen één maand op je privacyverzoek. Is een verzoek complex of ontvangen we veel verzoeken van dezelfde persoon, dan kan de wettelijke termijn onder voorwaarden met maximaal twee extra maanden worden verlengd. In dat geval informeren we je binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.

Het behandelen van een privacyverzoek is in beginsel gratis. Alleen in uitzonderlijke gevallen van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de wet andere mogelijkheden bieden.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

VitaOil gebruikt persoonsgegevens niet met als uitgangspunt om zelf uitsluitend geautomatiseerde beslissingen te nemen die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij we daarover bij de betreffende dienst uitdrukkelijk informeren en daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Externe partijen, zoals bepaalde betaaldienstverleners, kunnen voor hun eigen dienstverlening automatische fraude-, krediet- of risicoanalyses uitvoeren. Wanneer zij daarvoor zelfstandig verantwoordelijk zijn, gelden ook hun eigen privacyvoorwaarden.

Marketing- en analysetools kunnen, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, informatie gebruiken om doelgroepen of interesses af te leiden. Je kunt toestemming voor dergelijke marketingtechnieken via de cookie-instellingen intrekken.

13. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Afhankelijk van het systeem en de verwerking kunnen maatregelen bijvoorbeeld bestaan uit:

versleutelde verbindingen via HTTPS;
beperking van toegang tot persoonsgegevens;
gebruikers- en toegangsbeheer;
updates en beveiligingsonderhoud;
back-ups en herstelmaatregelen;
beveiligings- en fraudemonitoring;
afspraken met leveranciers die persoonsgegevens namens ons verwerken.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Vermoed je dat gegevens of je VitaOil-account zijn misbruikt? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

14. Gegevens van kinderen

VitaOil.nl is niet specifiek gericht op kinderen.

Wanneer voor een online verwerking toestemming nodig is en een minderjarige die toestemming volgens de toepasselijke wet niet zelfstandig kan geven, is toestemming of machtiging van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig.

Denk je dat een kind zonder geldige toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt? Neem dan contact met ons op.

15. Een privacyklacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop VitaOil je persoonsgegevens verwerkt? Neem dan eerst contact op via klantenservice@vitaoil.nl. We proberen je vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Nederland

Een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Je recht om naar de toezichthouder of rechter te gaan wordt niet beperkt doordat we vragen eerst contact met ons op te nemen.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen.

De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan vermelden we wanneer de verklaring voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt.

Gaat het om een belangrijke wijziging die wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop we je persoonsgegevens gebruiken, dan informeren we daarover op een passende manier wanneer dat volgens de wet nodig is.

17. Vragen over privacy?

Heb je vragen over deze privacyverklaring, je persoonsgegevens of een privacyverzoek?